Comunidad

21 de diciembre de 2016 | por: Equipo Comunicación | 0 comentarios

Reuniones eficaces para la gestión de equipos de trabajo

Las reuniones eficaces son una herramienta fundamental de gestión de equipos de trabajo. Esta herramienta, manejada adecuadamente, potencia las capacidades del grupo y lo convierte en equipo eficaz de trabajo. Son el medio básico de establecer decisiones en grupo y precisan de la presencia y la implicación de todos los asistentes.

Para que una reunión sea eficaz deben confluir tres circunstancias:

  • Producción de un resultado: se debe producir ideas, analizar, criticar, sugerir y ofrecer soluciones.

 

  • Relación de personas: cada participante posee sus propias motivaciones, sistema de valores, percepciones subjetivas,… Trabajar estos aspectos favorece el desarrollo y los resultados de una reunión.

 

  • Organización: refiriéndose tanto a aspectos previos de la reunión como al desarrollo.

 

Reuniones eficaces

Las reuniones consumen tiempo por lo que si queremos que nuestras reuniones sean reuniones eficaces debemos seguir una serie de fases que optimicen su desarrollo en el tiempo:

  • Fase de preparación: en esta fase habrá que controlar factores como la fecha, objetivos, participantes, información previa, orden del día, metodología… etc.

 

  • Comienzo de la reunión: una vez dispuestos los aspectos de la etapa anterior llega el momento de comenzar la reunión. En esta fase los aspectos que facilitan el correcto comienzo son la puntualidad, el ambiente entre los miembros, una correcta acogida, presentaciones, correcto comportamiento verbal y por su puesto un correcto comportamiento no verbal.

 

  • Objetivos y métodos: a todos los participantes convocados a una reunión les gusta saber al comienzo de ésta qué se pretende conseguir y de qué manera. Hay que especificar los objetivos y la metodología de la reunión.

 

  • Desarrollo: cuando la reunión está lanzada, hay que tener en cuenta fomentar el dinamismo de la reunión, mantener el control, alentar a todos a participar, escuchar de forma activa, observar actitudes individuales, mantener el ambiente cordial, discutir los temas en profundidad antes de adoptar decisiones, resumir cada fase y establecer planes de acción.

 

  • Conclusión de la reunión: para concluir de manera correcta debemos hacer una síntesis de los acuerdos, nombrar responsables de los acuerdos, establecer fechas de seguimiento, agradecer la asistencia y participación y terminar a la hora establecida.                                                                  

 Por todas las ventajas que implican, empieza a planificar reuniones eficaces.

Autor: Roberto Sánchez, profesor del Máster en Dirección de Proyectos Internacionales

Máster en Dirección de Proyectos Internacionales

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