Comunidad

25 de agosto de 2017 | por: Equipo Comunicación | 0 comentarios

Retos en el seguimiento de proyectos

Tradicionalmente la gestión de proyectos se basa en cumplir con los tres factores fundamentales de un proyecto: alcance, tiempo y coste. Para ello el gestor de proyecto necesita herramientas que durante la vida del proyecto le pueda ayudar a contestar las preguntas que frecuentemente se le plantearan, ¿el proyecto va retrasado o adelantado? ¿El proyecto tiene sobre costes? ¿El proyecto cubre todos los requerimientos? Microsoft Project  ayuda al gestor de proyectos a poder contestar todas estas preguntas ofreciéndole con una única herramienta centralizada para el seguimiento de proyectos.

¿Cómo aprenden los gestores de proyectos a usar la herramienta de Microsoft Project  para dar seguimiento a sus proyectos? Algunos gestores de proyectos han tenido una formación  en herramientas de gestión de proyectos. Sin embargo la mayoría de los gestores de proyectos aprenden la herramienta a través del uso en el trabajo, siendo autodidactas o simplemente a través de prueba y error.

Los nuevos usuarios de Microsoft Project cuando se enfrentan al seguimiento de proyectos  a menudo usan la herramienta como si fuera una simple lista de tareas, asignando los recursos del equipo, actualizando las tareas para que estén totalmente completas y modificando las fechas de inicio y finalización.

Las frustraciones en los nuevos usuarios frecuentemente llegan  cuando cambian las fechas de inicio y fin de Microsoft Project  y el gestor de proyecto desconoce porque ocurrió el cambio. Una vez que las fechas originales comienzan a cambiar, el gestor del proyecto trata de cambiar las fechas y el calendario del proyecto se vuelve confuso, inexacto y difícil de entender. Los miembros del equipo aparecen sobre asignados, comienzan a saltar las alertas de restricciones de tiempo y recurso y el plan del proyecto deja de estar sincronizado con los tiempos originales. El gestor del proyecto rápidamente se frustra y concluye Microsoft Project no es una herramienta adecuada para el seguimiento de proyectos.

Muchos gestores de proyectos piensan que saben usar el Microsoft  Project para hacer seguimiento de proyectos, cuando están muy lejos de la realidad. Ya que limitan su uso a pintar cronogramas que es  sin duda una de las funcionalidades que tiene bastante mejor que otras herramientas, sin embargo hay pocos gestores de proyectos que se deciden a planificar los recursos, y los menos utilizan las vistas de seguimiento para poder dar explicación a las variaciones de coste y tiempo.

Normalmente se quiere tener Microsoft Project instalado, pero cuando se comienza a usar para otra cosa que no sea graficar cronogramas (normalmente Gantt), comienza la frustración por falta de conocimiento. Se tiende  a pensar que el Microsoft Project es tan sencillo como otras herramientas del Office.

Afortunadamente hay usuarios altamente experimentados en el seguimiento de proyectos con Microsoft Project que han escrito libros, artículos y lecciones aprendidas sobre cómo evitar esta situación

Vale la pena invertir tiempo y formación para poder realizar eficazmente el seguimiento de proyectos  con Microsoft Project para evitar frustraciones, poder administrar los recursos del proyecto de forma eficaz, gestionar todo el ciclo de vida de un proyecto tanto en sus aspectos más sencillos como en los más complejos y además nos permite integrar otras planificaciones. 

Autor: Alberto Jiménez, profesor del Máster en Planificación, Construcción y Explotación de Infraestructuras Ambientalmente Sostenibles

Máster en Planificación, Construcción y Explotación de Infraestructuras Ambientalmente Sostenibles

Comentarios

Deja tu comentario

You must be logged in to post a comment. So log in!

EADIC Blog