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23 de marzo de 2020 | por: Comunicación EADIC 2 | 0 comentarios

Los registros de actividades. Herramienta básica para la gestión contractual y de reclamaciones asociadas.

Un contrato no es un simple “papelote” firmado que guardamos en nuestros archivos, y sacamos en caso de que haya problemas.

En el contrato se establecerán una serie de derechos y obligaciones para las partes, que debidamente identificadas y monitorizado su cumplimiento, nos alertarán en su caso si la obra va o no por buen camino.

Fuente: https://pixabay.com/es/photos/por-escrito-pluma-hombre-tinta-1149962/

En el contrato igualmente se fijarán procedimientos, generalmente de control, para los mismos fines de monitorización del cumplimiento de los parámetros contractuales.

Unido a los anteriores controles, y derivados de los derechos y obligaciones incluidos en el contrato, es absolutamente necesario que llevemos un control de las actividades y documentación que se generan en una obra, registro que nos servirá para múltiples fines como:

  • Para controlar el avance de la obra.
  • Para vigilar los recursos que destinamos
  • Para evaluar nuestros costes.
  • Para evaluar nuestro propio rendimiento.
  • Para reclamar en caso de afectaciones.

A este respecto, se recomienda al menos llevar permanentemente durante el desarrollo de una obra, entre otros, los siguientes registros:

  • Registro de toda la documentación generada de los trámites administrativos.
  • Registro de todos los intervinientes en el desarrollo de la obra, generando un Directorio útil de todos los contactos necesarios durante la obra.
  • Registro de proyectos de Arquitectura e Instalaciones.
  • Registro de planos y detalles constructivos que se vayan generando a lo largo de la obra.
  • Chequeo y control de la concordancia de documentos precisos para llevar a cabo la obra; proyectos, licencias, contratos de los intervinientes, memoria de calidades comerciales, etc.
  • Registro de todas las mejoras y modificaciones de obra.
  • Seguimiento y control del ritmo de ejecución con la actualización del planning de obra.
  • Control y registro de todas las muestras de materiales a utilizar.
  • Directorio de materiales.
  • Seguimiento y registro de toda la documentación precisa para justificar y acreditar la idoneidad de todos los materiales empleados.
  • Registro de planes y controles de calidad.
  • Seguimiento y control de todas las unidades de obra que se hayan fijado en el plan, conforme a fichas de inspección recogidas en el manual.
  • Registro de pruebas de instalaciones.
  • Registro y control de toda la documentación que se genere a lo largo de la obra en materia de seguridad y salud.
  • Registro de todas las actas, inspecciones de trabajo, accidentes, etc., que se produzcan.
  • Registro diario de las actividades desarrolladas con indicación muy detallada de ubicación, recursos utilizados (mano de obra detallada, equipos detallados, y cuantificación de las tareas realizadas).
  • Registro de las actuaciones del Laboratorio de Control.
  • Seguimiento y control de ensayos de materiales.
  • Registro de Subcontratistas (réplica de documentación que generamos con el cliente/promotor).

 

Fuente: https://pixabay.com/es/photos/contrato-vinculante-contrato-seguro-948442/

Llevando los registros apropiados (Controlando, Siguiendo y Verificando), a la hora de gestionar la obra, o inclusive de interponer una reclamación, nos dará como gestores de la obra una imagen fiel de cuanto acontece en la misma.

Estos registros nos proveerán de una información adecuada con la cual podamos observar el avance, cumplimiento, fallas y cambios de todas las actividades que hemos realizado en el transcurso de la obra.

Teniendo un “mapa” general de lo que se ha llevado a cabo, de esta manera representaremos al mercado y a nosotros mismos, nuestro trabajo de una manera profesional, planeada, detallada, profundizada y controlada.

Enlace de Interés: www.contractmanager.es

Autor: Antonio Izquierdo Sanz, docente del Máster MBA en Dirección de Empresas y Gerencia de Proyectos de Ingeniería y Construcción de EADIC

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