Gerencia de Proyectos: Los riesgos como factor de éxito

El rol desempeñado por la gerencia de proyectos a lo largo del tiempo ha ido sufriendo muchos cambios desde el inicio más o menos formal de esta actividad profesional a mediados del siglo XX hasta nuestros días.

Originariamente la gerencia de proyectos se centraba en el control del proyecto: se alejaba de los aspectos técnicos del mismo y tenía como objetivo identificar una serie de métricas y unas rutinas que permitiesen comparar el desarrollo real frente a lo planificado de una manera lo más sencilla y fiable posible.

Podríamos decir, por tanto, que se basaba en dos principios básicos:

• Es posible el control del proyecto sin participar activamente en él.
• Los fallos no tienen por qué ocurrir. Sólo ocurren por ineficacia o falta de atención por parte de los ejecutores.

El primer aspecto cayó rápidamente en descrédito, la realidad siempre se impone, dando lugar a un perfil que sin ser exclusivamente técnico sí que es capaz de interpretar las dificultades del proyecto e identificar las posibles soluciones. Gestionar un proyecto exige participar en él de una manera activa, incluso en los aspectos técnicos del mismo. Este rol es el que podemos ver a diario en la gerencia de proyectos actual, donde los profesionales de cada sector se han enriquecido a través de la formación en técnicas de gerencia de proyectos aplicables a múltiples proyectos.

El segundo aspecto es algo que ha costado más tiempo erradicar. A veces cuesta asimilar que algo que se ha hecho varias veces en anteriores proyectos ahora no funcione, o no al menos con el mismo resultado. En realidad, lo que ocurre es que no hay tiempo suficiente para analizar todos los factores que determinan el éxito de un proyecto.

El primer paso es comprender que, como muchas otras cosas, la gestión de proyectos no es una ciencia exacta. Todo proyecto está sometido a incertidumbres, incluso aquello que nunca ha fallado. Es necesario comprender que quizás no ha fallado porque nunca se han dado las condiciones para que ocurra el fallo. Y lo peor es que esas condiciones se presentarán en el peor momento, según el Primer Principio de las Leyes de Murphy.

Identificar las incertidumbres alrededor del proyecto es la principal función del análisis de riesgos en la gerencia de proyectos. Dicho análisis debe incluir, además de la identificación de los riesgos una evaluación de probabilidad y el impacto previsto. Finalmente será necesario determinar el plan de respuesta a aquellos riesgos que cuya importancia para el proyecto haya superado un umbral determinado.

¿Cómo puede la gerencia de proyectos mejorar la gestión de riesgos? Existen múltiples posibilidades:

• Un análisis de los procesos para entender todos los factores que influyen.
• Registros históricos de ocurrencia de cada uno de los posibles riesgos.
• Determinación cualitativa y cuantitativa del impacto en cada proyecto.
• Definición del mejor plan de respuesta.

En el momento actual, una adecuada gestión de riesgos es una oportunidad de éxito en los proyectos:

• A la hora de elaborar la oferta económica, porque se podrá trabajar sobre un escenario más cercano a lo que realmente se puede esperar, huyendo de visiones excesivamente optimistas o pesimistas.
• A la hora de planificar el proyecto, porque se pueden establecer los mecanismos adecuados de respuesta a los riesgos, con las correspondientes dotaciones de medios humanos, técnicos y económicos necesarias.
• A la hora de ejecutar el proyecto porque el plan de respuesta a los riesgos es en realidad una solicitud de cambio preaprobada, con lo que se obtiene un importante ahorro en tiempo y costes, minimizando el impacto del riesgo.
• A la hora de controlar el proyecto, porque es posible reajustar las previsiones a medida que el impacto de los riesgos cambie, tanto por exceso como por defecto.

No en vano la gestión de riesgos está cobrando cada vez una mayor importancia en las organizaciones, no sólo como complemento de otras áreas, sino como una rama de gestión especializada dentro de la organización.

El Máster en Dirección de Proyectos Internacionales tiene en cuenta esta orientación incorporando la gestión de riesgos dentro de las áreas de conocimiento que se imparten en el mismo.

Alfonso Allende, profesor del Máster en Dirección de Proyectos Internacionales