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16 de marzo de 2018 | por: Equipo Comunicación | 0 comentarios

Extension of Time Claims (Parte I): Primeros pasos para preparar una EOT

El problema de los proyectos modernos es el Plazo. El EOT Claim es el documento que nos permite justificar, reclamar y obtener un cambio en el marco temporal en el que se encaja nuestro proyecto.

He destacado como el problema de nuestros proyectos el tiempo de forma consciente, no es obviamente el único problema, pero desde luego si es origen de otros muchos. Sea cual sea el sector en el que llevemos a cabo nuestra actuación: ingeniería y construcción, aeroespacial y defensa, industria o TIC en todos los proyectos solemos tener bajo control nuestros costes, es decir, sabemos cuánto nos cuesta hacer las cosas. Sin embargo el incremento de coste real suele venir determinado no por la ejecución material de los mismos sino por no haber entregado en el tiempo previsto dichos proyectos.

El objeto de este texto es sentar las bases y el punto de partida de una serie de artículos que poco a poco irán adentrándose en el mundo de las Extension of Time (EOT). Intentaré hacer un repaso a los aspectos clave a tener en cuenta para que un EOT Claim tenga éxito, esto es, sea aprobado por el órgano competente en nuestro proyecto para que el Plazo de nuestro proyecto cambie. Este sería el fin último, el cambio del marco temporal contractual de nuestro proyecto, ampliándolo. Las consecuencias de la obtención de una EOT pueden ser varias, desde evitar penalizaciones por incumplimiento de plazos parciales o finales hasta obtener una posible compensación económica derivada de dicha ampliación en el marco temporal en el que el contrato se enmarca.

Una de las primeras y más recomendables lecturas para todos aquellos que os queráis adentrar en el mundo de los EOT Claims, y para cualquier gestor de proyecto, es sin lugar a dudas el “Delay and Disruption Protocol” publicado y descargable de forma totalmente gratuita en su web por “The Society of Construction Law (SCL)”. El protocolo es una guía dirigida a todos los participantes que intervienen en el proceso de construcción y establece los principios con los que los mismos deben afrontar los retrasos e interrupciones que en dicho proceso tienen lugar. Del análisis de la última edición, publicada en Febrero 2017, emanan ideas muy importantes a la hora de plantear una Extension of Time (EOT) en un proyecto. La estructura del protocolo está compuesta por:

  • Core Principles: Se definen en este apartado cuáles deben ser los Principios Básicos a tener en cuenta en la elaboración de una EOT, desde cuál es el propósito de la EOT a lo importante que es que una EOT mantenga en su espíritu la mitigación del retraso y/o de los daños ocasionados por la misma.
  • Guidance Part A, B, C: A lo largo de estos apartados el protocolo define los conceptos que intervienen en una EOT y amplía, explica y expone cómo desarrollar cada uno de los 22 Principios Básicos.
  • Appendix A, B: En los apéndices se concretan definiciones y habla de qué registros, archivos y programas debemos mantener actualizados a lo largo de la vida de nuestro proyecto para que el planteamiento de una EOT en el mismo esté debidamente fundamentada.

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Al principio indicaba que el problema de los proyectos modernos es el plazo. En este sentido debemos de gestionar nuestro proyecto a sabiendas de que lo más probable es que sufra alguna Extension of Time. Debemos prepararnos para eso con anticipación. El documento en el que reclamamos a nuestro cliente esa ampliación de plazo es el EOT Claim y es de buen Contratista generar desde el minuto cero de proyecto todas las “pruebas” que permitan dar fundamento a ese documento.

 Un EOT Claim debe ser un documento objetivo, claro, suficiente y verificable. El EOT Claim es como un juicio en el que, negro sobre blanco, debemos justificar y demostrar la necesidad de la Extensión de Tiempo en el proyecto. Durante dicho juicio habrá hechos (Events) que hayan ocasionado retraso al proyecto y que sean culpa o estén ocasionados por el Cliente (Excusable Delays), habrá hechos o acontecimientos que hayan ocasionado un retraso y sean culpa del Contratista (Culpable Delays) y por último habrán sucedido cosas que no sean culpa ni de unos ni de otros, o culpa de todos (Concurrent Delays). A lo anterior, y como en todo juicio que se preste de serlo, hay que sumar las “pruebas”. Las pruebas de un EOT Claim son todos los registros que a lo largo de la vida del proyecto hemos sido capaces de generar y que son prueba documental del retraso ocasionado.

“Una EOT Claim es como un juicio, quien mejores pruebas tenga (reporting) gana”

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A todos estos conceptos e ideas se irán dedicando artículos específicos que amplíen, detallen e intenten ayudar para la elaboración de los EOT Claims con los que seguro muchos de los que estarán leyendo este post se tendrán que enfrentar a la largo de su vida profesional.

 Autor: José Aguilar Medina, profesor del Curso de Primavera Project Planner 6 en EADIC.

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