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09 de abril de 2020 | por: Comunicación EADIC 2 | 0 comentarios

Extension of Time Claims (Parte III): Excusable, Culpable y Concurrent Delays

En las siguientes líneas voy a tratar la que es sin lugar a dudas la parte más importante, y que por tanto más hay que cuidar, de una Reclamación de Tiempo. Me refiero a la enumeración y conveniente explicación de los motivos (eventos del proyecto) que han causado su retraso. Cada evento o acontecimiento que ocasiona un retraso tiene un responsable y da lugar a la siguiente clasificación: Excusable, Culpable y Concurrent Delays.

EXTENSION OF TIME CLAIMS

ILUSTRACIÓN I. NUMERACIÓN DEL TIEMPO. EXTRAIDO DE FUENTE ANÓNIMA

Os recomiendo, antes de entrar al detalle de este asunto, que hagáis un repaso rápido de las dos primeras entregas de esta serie de artículos. De esta forma tendréis una linealidad coherente en la lectura. No deja de ser éste un tema en el que se requiere cierto “orden en las cosas”, como diría nuestro buen amigo Luca Pacioli:

  1. Extension of Time Claims (Parte I): Primeros pasos para preparar una EOT
  2. Extension of Time Claims (Parte II) Estructura de un EOT Claim

Lo que para un juicio son las pruebas, para una reclamación de tiempo son la enumeración y descripción de los eventos que han causado el retraso. Sin pruebas no hay delito, por tanto, sin eventos o sucesos suficientemente bien explicados y documentados desde luego no habrá extensión de tiempo aprobada. Es en este punto donde conviene resaltar de forma rotunda la importancia que tiene que todo el equipo de proyecto haya ido gestionando y documentando día a día todos estos eventos. Hay que tener en cuenta que una Reclamación de Tiempo es un documento que se fundamenta en otros documentos, los cuales se deben ir generando a lo largo de la vida del proyecto. En este sentido hay que obligar al equipo de proyecto a que desde el minuto cero del mismo vaya dejando rastro documental de todo lo que suceda: retrasos en entregas, faltas de aprobación, cambios de alcance, inclemencias meteorológicas que nos afecten…

EXTENSION OF TIME CLAIMS

ILUSTRACIÓN II. PROYCTO A PLANIFICAR. EXTRAIDO DE FUENTE ANÓNIMA

 

Excusable Delays

Cuando el retraso deriva de un suceso que, bajo las condiciones contractuales, es riesgo y responsabilidad del Cliente (Employer) hablamos de un Excusable Delay. Además, podríamos distinguir entre Employer Delay to Progress, en referencia al retraso que por motivos achacables al Cliente tenemos para progresar al ritmo normal que teníamos previsto, pero que, en principio, no afecta a la fecha de fin del proyecto (Completion Date) y Employer Delay to Completion en referencia a un retraso del que es responsable el Cliente y que si tiene un impacto directo en la fecha de fin del proyecto.

Algunos ejemplos típicos de Excusable Delays derivados de Employer Risk Events podrían ser:

  • Retraso en la aprobación de algún entregable de proyecto que es requerimiento para continuar con la actividad: planos, materiales…
  • Instrucciones del Ingeniero que impidan realizar determinados trabajos por causas no imputables al Contratista.
  • Retrasos en la obtención de permisos administrativos cuya responsabilidad recae sobre el Cliente.
  • Aumento significativo del alcance con respecto a lo que inicialmente estaba previsto por contrato.
  • Demora en obligaciones contractuales que pueden afectar al desempeño normal de los trabajos, por ejemplo, retraso significativo en los pagos.
  • Inclemencias meteorológicas cuyos daños afectan en la progresión de las actividades por encima de lo que era inicialmente previsible.

Como decíamos de todos ellos hay que dejar el debido registro documental en cuanto se produzcan. En este sentido es muy recomendable, y buena práctica, que se avise del hecho antes de que se produzca, en el momento en el que se produce y con el suceso ya ocurrido es conveniente informar al Cliente de las consecuencias (impacto) que el mismo está teniendo en el proyecto.

Por ejemplo, si nuestro Cliente tiene en la planificación un hito llamado “Aprobación del Proyecto de Ejecución” es recomendable que días antes de que se produzca se le avise de la importancia para el proyecto de cumplir con el mismo. En el día en el que se alcanza ese hito y si el Cliente no ha procedido a la aprobación se debe informar, por escrito siempre y por los canales que el contrato establezca, del inicio del Evento que se podría llamar “Demora en la Aprobación del Proyecto de Ejecución”. Si pasan varios días, 7 por ejemplo, y no se ha aprobado podemos informar nuevamente por escrito de las consecuencias para el proyecto de esta demora. Podemos continuar con las comunicaciones cada semana, 2 semanas, 3 semanas… no debemos escatimar en mantener al Cliente informado de las consecuencias que tienen para el proyecto este “Excusable Delay”. Esas serán las pruebas de nuestra futura reclamación. Cuando se produzca la aprobación del hito volveremos a escribir al Cliente para comunicar que el Evento “Demora en la Aprobación del Proyecto de Ejecución” ha terminado y que procederemos a realizar un Time Impact Analysis (TIA) del mismo.

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ILUSTRACIÓN III. IMPACTO DEL TIEMPO. EXTRAIDO DE FUENTE ANÓNIMA

Culpable Delays

Cuando el retraso deriva de un suceso que, bajo las condiciones contractuales, es riesgo y responsabilidad del Contratista (Contractor) hablamos de un Culpable Delay.

Algunos ejemplos típicos de Culpable Delays (también llamados Contractor Delays) derivados de Contractor Risk Events podrían ser:

  • Retraso en la ejecución de alguna unidad de proyecto por falta de rendimiento o por no poner a disposición del mismo los recursos suficientes.
  • No entregar en el tiempo establecido entregables necesarios para llevar a cabo el proyecto: planos, planes de seguridad y salud, evaluaciones de impacto ambiental…
  • Retraso en la entrega de materiales necesarios para llevar a cabo las actividades.
  • Demora en la obtención de permisos administrativos o requerimientos contractuales necesarios para la actividad tales como seguros o alguna licencia de obras.

Aunque es el Contratista el que elabora la Reclamación de Extensión de Tiempo no se debe caer en el común error de evitar señalar y hablar de los fallos propios. Una buena EOT siempre debe tener un listado claro, documentado y argumentado de todos aquellos Contractor Delays que ha ocasionado el Contratista. Un proyecto está vivo y normalmente todas las partes “comenten errores”, en este sentido la EOT Claim debe ser un documento honesto y justo, ya que si así está elaborado más probabilidades tendrá de ser tratado con justicia, por nuestro propio Cliente o por una futura tercera para que tuviese que valorar los hechos de forma objetiva. En este sentido es muy recomendable, y buena práctica también, que expliquemos y documentemos ante nuestro Cliente los Culpable Delays que se vayan produciendo, y de las medidas que como buenos Contratistas tenemos previstas para mitigar esos hechos. Esto nos dotará de credibilidad y dejará señal de nuestro buen hacer.

EXTENSION OF TIME CLAIMS

ILUSTRACIÓN IV. PROYCTO. EXTRAIDO DE FUENTE ANÓNIMA

Concurrent Delays

Como su propio nombre indica un Concurrent Delay ocurre cuando dos o más eventos de retraso se producen al mismo tiempo, uno de estos eventos al menos es un Employer Risk Event y el otro un Contractor Risk Event.

Es decir, el retraso deriva de un suceso que, bajo las condiciones contractuales, es riesgo y responsabilidad del Contratista pero que se ha producido en el mismo momento o tiene efectos concurrentes que otro suceso que es riesgo y responsabilidad del Cliente.

Veámoslo con un ejemplo; un Cliente no ha obtenido a la fecha de inicio de los trabajos la Licencia de Obras, eso implica un retraso del inicio de los trabajos del Contratista. Sin embargo, dicho Contratista no le ha entregado al Cliente el Plan de Seguridad y Salud, el cual es obligatorio por contrato antes de iniciar la actividad. En este caso ambas partes están incurriendo en un Concurrent Delay. La cuestión es que el Contratista tendría derecho a una Extensión de Tiempo por el mismo, pero no tendría derecho a una compensación económica derivada de dicha extensión de tiempo.

La concurrencia de retrasos derivados de clientes y contratistas en el tiempo o en los efectos son muy comunes en los proyectos de construcción e ingeniería. Es muy importante saber delimitar muy bien hasta qué punto se produce esa concurrencia, ya que puede ser sólo parcial y que tengamos derecho a reclamar un retraso del que no seamos responsables en nuestra extensión de tiempo, el cual nos puede abrir la puerta a una reclamación de coste.

ILUSTRACIÓN V. PROYCTO. EXTRAIDO DE FUENTE ANÓNIMA

Hasta aquí una breve descripción de los tres tipos de eventos, con sus respectivos retrasos, que podemos encontrar en un proyecto. Como comentaba al inicio de estas líneas siempre debemos hacer un listado diferenciado entre estos eventos. Además, los deberemos explicar y documentar muy bien ya que ellos son la base de la reclamación y en base a ellos nos la juzgarán.

El siguiente paso sería analizar el efecto que estos eventos han tenido en nuestro proyecto, ver cómo impacta cada uno en la planificación de los trabajos y por tanto si el fin de proyecto se ha visto o no afectado por los mismos. Este análisis de impacto se suele hacer con avanzadas herramientas informáticas de planificación de proyectos como MS Project o Primavera P6, es lo que se denomina Time Impact Analysis. Pero de esto hablaremos en otra ocasión si tenéis interés.

Artículos anteriores:

Extension of Time Claims (Parte I): Primeros pasos para preparar una EOT

Extension of Time Claims (Parte II) Estructura de un EOT Claim

Autor: José Aguilar Medina. Docente del del Curso de Primavera Project Planner 6 en EADIC

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