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26 de marzo de 2019 | por: Comunicación EADIC | 0 comentarios

Aplicación de técnicas de Lean Management al Project Management

¿Qué tienen que ver entre sí dos disciplinadas, aparentemente alejadas, como el Lean Management y el Project Management?

Digo aparentemente alejadas porque, en teoría, Lean Management se aplica para la mejora de procesos continuos, ese mundo tan alejado de la singularidad que siempre se le supone a cada proyecto.

Analizando los orígenes de cada una de esas disciplinas, el Lean Management nació dentro del sector automovilístico, concretamente en la firma Toyota, que basaba sus métodos de producción en dedicar los mínimos recursos posibles, lo que, evidentemente, obliga a agudizar el ingenio para resolver cada uno de los problemas que se presentan. ¿Cuál es la referencia para medir cuáles son los mínimos recursos que se deben aplicar a un proceso?

Pues ni más ni menos que aquello a lo que el cliente le da algún valor. Casi nada.

Eliminar lo que sobra

Para su uso en español, Lean Management se suele traducir como “Gestión magra”, refiriéndose a que todo lo que no da valor al cliente es como la grasa superflua que es necesario eliminar.

De aquí nacieron conceptos con el just in time, que reduce al mínimo la capacidad de almacenaje de materia prima.

Está claro que cuando, por ejemplo, nos ponemos al volante de nuestro vehículo, mejor o peor, en ningún caso nos ponemos a pensar si cada una de las piezas que lo componen estuvieron el tiempo necesario cómodamente alojadas en no se sabe qué nave. Está claro: almacenar no genera valor para el cliente. Se debe eliminar.

Así con todo.

Sí, realmente Lean Management es una forma muy agresiva y ambiciosa de mejorar los procesos continuos, aquellos que se repiten sistemáticamente miles o millones de veces en una cadena de producción, pero ¿es realista su aplicación a la vorágine que supone el mundo de los proyectos, tan sometidos a cambios y presiones en todo momento?

Para ello, hemos de reflexionar sobre cuál es el objetivo fundamental de la dirección de proyectos, el Project Management: dotar al proyecto de la máxima estabilidad y previsibilidad.

 

Aplicabilidad a Project Management

Así es, cuando definimos una metodología corporativa de dirección de proyectos, lo que pretendemos es crear un entorno del proyecto lo más estable y previsible posible, a partir de nuestra experiencia en proyectos similares anteriores. Aprendemos de nuestros aciertos y errores para que la dirección de proyectos sea más efectiva y sea más sencilla la consecución de los objetivos de cada proyecto.

Por lo tanto, el objetivo último del Project Management sería conseguir, a través de la correspondiente metodología, que cada uno de los proyectos de nuestra organización se acabara comportando como un proceso continuo: algo de lo que conocemos todas las variables y somos capaces de repetir sistemáticamente de forma indefinida.

Realmente, este es un límite teórico al que no vamos a llegar en la práctica nunca (un proyecto siempre estará sometido a cierto grado de incertidumbre), pero ello no quita para que podamos aplicar técnicas de Lean Management a nuestros proyectos, a través de la multitud de formas existentes:

  • Organización del espacio de trabajo, para asegurar que está completamente adaptado a las necesidades de cada proyecto y que todos los miembros del proyecto cuentan con los medios acordes a su función.
  • Análisis de procesos, tanto de los aplicados en el desarrollo de los procesos como en la dirección del mismo.
  • Controles de calidad, que nos permitan medir de forma fiable el acierto de nuestra metodología.
  • Innovación, para abandonar las zonas de confort buscando nuevas soluciones a problemas comunes ya resueltos, o por resolver.
  • Formación, adecuada a cada perfil necesario en los proyectos.

¿Cómo llevarlo a la práctica?

Realmente, son innumerables las posibilidades de introducción de mejoras en los proyectos a través del enfoque de Lean Management, lo nos hará avanzar en una metodología de Project Management cada vez más afinada y adaptada a las necesidades de nuestra organización.

¿Qué es lo que haría falta para ello? Cuenta J.P. Womack, una de las personas que divulgaron inicialmente el Método Toyota dando lugar al Lean Management, que, en una de sus primeras visitas a la fábrica para estudiar sus métodos de producción, preguntó sorprendido a unos empleados ante una de las mejoras que habían logrado, que qué era lo que les había llevado a hacerlo. Su respuesta, después de muchas aclaraciones tratando de comprender qué era lo que les estaban preguntando, fue: “Simplemente nos lo propusimos”.

Ese es el punto fundamental: que exista un compromiso en buscar, y lograr, esa mejora de procesos, con el apoyo de la dirección, para que la metodología de proyectos sea más eficiente y, sobre todo, la organización sea más exitosa.En el Máster de Dirección de Proyectos Internacionales – PMI® se dan a conocer las técnicas de dirección de proyectos más reconocidas a nivel mundial como herramientas de cambio para las organizaciones. Comprender los procesos que se llevan a cabo es la mejor forma de identificar las mejoras que cada organización puede implantar.

Enlaces de interés:

 

Autor: Alfonso Allende, profesor del Máster de Dirección de Proyectos Internacionales – PMI® de EADIC

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